Das Kreisdiagramm gibt die Antwort auf eine Wie-Frage. Die Darstellung ist vereinfachend (wenn man mit vielen Segmenten Komplexität darstellen möchte, bekommt man in der Regel ein Platz-Problem). Es handelt sich um eine qualitative Präsentation, einer Vision oder – wenn es sich um einen ausführenden Aspekt handelt – einer Execution. Es wird ein Individuum dargestellt, im Ist-Zustand. Eine Veränderung kann man einfach durch eingefärbte und abgesetzte Kreissegmente darstellen.

In der Storyline lässt sich dieses Slide gleichermaßen für alle vier Abschnitte verwenden.

Wichtig ist, dass es sich beim dargestellten Kreislauf tatsächlich um einen Kreislauf handelt, in den man in jedem beliebigen Punkt einsteigen kann. Wenn es sich um einen linearen Prozess handelt, sind andere Bilder geeignet.

Ein bisschen vorsichtig muss man beim Kreisdiagramm sein – in unterschiedlichen Kontexten hat es bestimmte Bedeutungen, z.B. in der Medizin, in der mit Kreisdiagrammen bevorzugt Teufelskreise (“Circulus vitiosus”), d.h. sich negativ verstärkende Kreisläufe dargestellt werden. Qualitätssicherer werden bei 4-teiligen Kreisdiagrammen wahrscheinlich unwillkürlich an den Deming-Kreislauf (Plan-Do-Check-Act) denken.

Aus Sicht des Design sind Kreisläufe mit einer Zahl von zwei bis sieben Segmenten ideal – wenn die Zahl ungerade ist, wirkt der Kreislauf umso eleganter. Der Leser wird mit hoher Wahrscheinlichkeit von oben beginnend im Uhrzeigersinn die Elemente lesen. Man kann – gerade bei vier Elementen – das optische “Startelement” oben mittig anordnen. Schwierig ist die Beschriftung bei Kreisen mit mehr als zwei Elementen – die Texte müssen kurz sein, werden auf den seitlichen Elementen häufig umgebrochen und sind auch noch inkonsistent in der optischen Erscheinung zu den Elementen oben und unten. Die Anordnung des Textes im Kreisbogen wird von Powerpoint zwar unterstützt, ist aber auch nicht optimal.

Dieses Slide der vier Einflussfaktoren beantwortet nach Dan Roam eine Wer/Was-Frage. Die Darstellung ist vereinfachend und stellt die Argumente qualitativ dar. Es zeigt eine Vision und in der Regel die Faktoren, die auf ein Individuum im Ist-Zustand einwirken.

In der Storyline ist es ein Slide für die Situation oder Solution, für das Aufzeigen einer Kompliation ist die Wirkung zu schwach.

Beispiele für die Verwendung wären die Ergebnisse einer Stakeholder-Analyse, Aufklärung der Situation, Einflüsse auf eine Situation usw.

Aus Design-Sicht sind die o.g. Beispiele praktisch, weil man genug Platz auf für kurze Sätze hat. Vorsicht ist geboten bei Formen und geometrischen Figuraen, die sich aus den Pfeilen bilden.

Das Venn-Diagramm ist die Antwort auf eine “Wo”-Frage. Die Darstellung ist vereinfachend, es ist eine qualitative Darstellung. Hier wird eine Vision dargestellt. Grundsätzlich wird ein Individuum dargestellt, einen Vergleich kann man anstellen, indem man das Objekt, das man beschreibt, als Objekt in die Kreise einordnet. In der Regel wird auch ein Ist-Zustand gezeigt – eine Veränderung kann man durch Vektoren zwischen den eingeordneten Objekten darstellen.

In der Storyline findet sich das Venn-Diagramm in der Situation oder Complication, ggf. auch in der Solution.

Das Venn-Diagramm ist benannt nach dem englischen Mathematiker John Venn.

Es ist wunderbar geeignet, um Objekte einzuordnen bzw. zu kategorisieren. Es sind zwei bis fünf Kreise möglich, mehr werden unleserlich. In Office 2007 ist das Venn-Diagramm als Smartart verfügbar.

Bei der grafischen Gestaltung sollte man beachten, dass ein Venn-Diagramm mit 3D-Effekten nicht mehr nach einem Mengenkreis ausschaut. Besonders bei vier Kreisen, bei denen die Überlappung dunkler ist als die jeweilige Kreisfläche, bilden sich in den Schnittflächen geometrische Figuren, die an Flugzeug-Propeller oder Kirchenfenster erinnern. Das sind unerwünschte Assoziationen – sie sollte man unbedingt vermeiden!

Ein kleiner Negativpunkt ergibt sich aus der negativen Assoziation, die viele Menschen mit der Mengenlehre aus traumatischen Grundschul-Erinnerungen verbinden.

Nach Dan Roam ist das Slide eine Antwort auf eine “Warum”-Frage. Je nach Anzahl der gewählten Optionen und Kriterien schwankt es zwischen vereinfachend und komplex. In der reinen Lehre ist es natürlich ein qualitatives Slide, wegen der angesprochenen Quantifizierung zählen wir es trotzdem als quantitativ. Es zeigt eine Vision und in der Regel einen Vergleich zwischen zwei oder mehr Optionen im Ist-Zustand.

In der Storyline ist es typischerweise im Solution-Teil angesiedelt, ggf. auch in der Complikation.

Das Scoring ist – wie bereits oben kurz umrissen, eine gute Methode, um von qualitativen Aussagen zu quantitativen Bewertungen zu kommen und eine Konsequenz – in diesem Fall sie Auswahl einer Option, zu begründen.

In der Darstellung sieht man, dass man Optionen und Kriterien auch vertauschen kann, dann kann man ggf. mit dem Platz spielen. Grundsätzlich hat man bei der Beschreibung der Bewertung (“Kommentar”) grundsätzlich zu wenig Platz.

Man sieht im Vergleich, dass die Variante der Harvey-Balls (bzw. Halb-Monde, wie man im Deutschen vielleicht sagen würde) viel besser abzulesen ist, als die Darstellung mit Pfeilen. Dan Roam schreibt in seinem Blog, dass Harvey Poppel die Harvey-Balls bei der Unternehmensberatung Booz Allen Hamilton in den 70er Jahren erfunden hat, um große Tabellen schneller lesbar zu machen. Gut hat er das gemacht! Ich habe die Halbmonde aus Powerpoint-Formen erstellt und gruppiert. Es gibt auch kostenlose Fonts, mit denen man Harvey Balls ganz einfach “schreiben” kann, was ich aber nicht empfehle, weil das das Font-Weitergabe-Problem mit sich bringt.

Zuletzt habe ich noch eine Version mit Sternen beigefügt, wenn man auf die beschreibenden Kommentare ganz verzichten möchte.

Heute möchte ich auf ein sehr grundlegendes Prinzip eingehen, das man zum Erstellen guter Präsentationen (und im Grunde genommen aller Arten von Dokumenten) benötigt: das Pyramiden-Prinzip von Barbara Minto.

The structured thinking process that should precede good structured writing.
Barbara Minto, 1987

Worum geht es im Pyramiden-Prinzip?

Das Pyramiden-Prinzip von Barbara Minto ist eine hierarchisch strukturierte Denk- und Kommunikationstechnik, die dazu verwendet werden kann, einem guten strukturierten Schreiben vorauszugehen. Die Grundidee des Pyramiden-Prinzips ist, Ideen während des Denkprozesses in kleinere Cluster aufzuteilen, die die Hauptaussage (These) in zunehmender Detaillierung unterstützen.

Untergeordnete, unterstützende Argumente können auf zwei Arten gefunden werden:

• Logische Gruppe (induktiv): Die unterstützenden Argumente legen die übergeordnete Schlussfolgerung nahe, ohne sie lückenlos zu beweisen. Leitfragen: Warum? Wie? Inwiefern? Woher wissen wir das? Jedes Element in der untergeordneten Ebene muss eine Frage beantworten.
• Logische Kette (deduktiv): Die unterstützenden Fakten führen notwendigerweise zur Schlussfolgerung. Ein Element führt logischerweise zum nächsten.

Barbara Minto vertritt die Meinung, dass diese Strukturierung die beste Art und Weise ist, einen Punkt herauszuarbeiten oder ein Argument zu strukturieren. Die Methode ist eng verbunden mit dem Situation-Complication-Solution-Framework, indem es sehr präzise die Idee, die man kommunizieren möchte, herausarbeitet.

Entstehung

Barbara Minto hat das Pyramiden-Prinzip während ihrer Arbeit als Consultant bei McKinsey entwickelt.

Anwendung

Die Methode ist am nützlichsten für Mitarbeiter von Organisationen, die Analysen verfassen und Präsentationen erstellen müssen, auf deren Basis Entscheidungen vom Management gefällt werden. Typische Zielgruppen sind Senior-Manager, die darüber klagen, dass sie mit zu viel Information behelligt werden, bevor sie zum Punkt kommen.

Vorteile

Die Methode hilft:

• Kreativ zu denken, eindeutig zu begründen und Ideen mit Klarheit auszudrücken.
• Komplexe Probleme zu definieren und die Zielsetzung eines jeden Dokuments festzulegen.
• Ideen zu prüfen und ihre relative Wichtigkeit zu beurteilen.
• Begründungen in schlüssige und belegte Argumente zu strukturieren.
• Argumente zu analysieren, um ihre Effektivität zu bestätigen.

Die Vorteile sind damit:

• Die Zeit, die normalerweise für einen ersten Entwurf benötigt wird, verkürzt sich.
• Die Klarheit der Argumentation wird verbessert.
• Die Information wird verkürzt.
• Insgesamt führt die Methode zum Ergebnis, dass die Ideen vom Papier direkt in den Kopf des Lesers spingen, mit minimalem Aufwand beim Leser.

Nachteile:

• Vom Anwender wird viel Disziplin sowohl beim Erlernen als auch bei der konsistenten Anwendung der Methode verlangt.
• Die meisten Kritikpunkte betreffen die Verknappung von Information bis zur Verstümmelung.

Nach Dan Roam würde wird man es als Antwort auf eine “Wo”-Frage, je nach Inhalt lässt sich sicherlich auch ein “Wer/Was” darstellen. Die Darstellung ist eher vereinfachend (bei mehr als 5 Ebenen kann es auch durchaus als “komplex” durchgehen, aber da ist die Darstellung schon hart an der Grenze…). Es ist eine qualitative Darstellung, die eine Vision präsentiert. Es wird ein Individuum dargestellt, kein Vergleich. Grundsätzlich wird der Ist-Zustand gezeigt. Abwandlungen (Slides 2-…) zeigen, dass man durch Hinzufügen kleiner Vorgehenspfeile aus der Vision-Ausprägung auch eine Execution produzieren kann, bzw. wie man eine Veränderung durch Animation oder Hervorhebung umsetzen kann.

In der Storyline findet sich dieses Slide häufig in der Situation, weniger in der Complication, oft auch in der Solution oder beim Concept.

Es ist ein beschreibendes Slide, nicht unbedingt ein bewertendes. Und es ist ganz praktisch, weil es mehr als nur jeweils einen Bullet-Point aufnimmt, es gibt Platz, um jeweils einen Satz oder noch 2-3 Unterpunkte zu formulieren. Wichtig ist aber, dass die Argumente tatsächlich auf Ebenen liegen, nicht nur nebeneinanderstehende Aspekte oder Prozess-Schritte sind. Wenn man trotzdem eine Leserichtung oder einen Entwicklungsfluss mit angeben möchte, kann man die Schritte in der Variante “Execution” mit kleinen Pfeilchen wählen.

Ähnliche Slides:

Die Pyramide, wobei bei der die Hierarchie noch stärker ausgeprägt ist und weniger Platz für erläuternde Texte vorhanden ist.

Die Aspekte, bei denen die Argumente nebeneinander auf einer Ebene stehen.

Das ist der Dialog, in dem man alle Formatvorlagen, Autotext-Einträge, selbstdefinieren Symbolleisten und Makros “organisieren” kann, d.h. zwischen den geöffneten Dokumenten, den Dokumentvorlagen, auf denen sie basieren, und der Normal.dot hin- und herkopieren, löschen und umbenennen kann. Kopieren und löschen ist “verschieben”.

Unter Word 2007 ist der Weg natürlich wieder anders:

Zunächst muss man im Ribbon “Start” in der Sektion “Formatvorlagen” das Fenster “Formatvorlagen” einblenden…

Dann im Fenster “Formatvorlagen” das Icon “Formatvorlagen verwalten” erkennen und klicken. Im folgenden Dialog heißt “Organisieren” jetzt “Importieren / Exportieren …”. Dann bekommen wir den bekannten Dialog (naja, fast):

Hier gibt es jetzt nur noch die Formatvorlagen und Makros. Die Zuweisung von Symbolleisten zu Templates erledigt man dort, wo man die Symbolleisten anlegt (was auch sicher sinnvoll ist…), nämlich in den Word-Optionen. Die Autotexte sind in die “BuildingBlocks.dotx” umgezogen.

Richtig mächtig wird dieses Feature im Kontext, den ich im Artikel Back-Button-Blues beschrieben habe: Wenn wir der Vorlage eine Anleitung mitgeben, können wir darin eine Anleitung geben, wie der Nutzer die Formatvorlagen, die er versehentlich zerstört hat, mit der Reorganisation wiederherstellen kann. Die “heilen” Formatvorlagen können in der Anleitung selbst stecken oder in einem “Lifesaver”-Dokument, das man öffnet und als Ersatzteillager verwendet.

Ein Absatz zum Wort „Status“: Status ist ein Fremdwort aus dem Lateinischen und bedeutet „Zustand“. Ärgerlicherweise ist „Status“ ein bisschen unregelmäßig, weswegen es keine „Stati“ gibt (was man vielleicht mal aufgeschnappt haben könnte, vgl. Monty Python „Das Leben des Brian“: „Romanes eunt domus“ / „Menschen, genannt die Römer, sie gehen das Haus?!?!?“*)… Die Mehrzahl von Status ist Status, also ein Status, zwei Status, drei Status (und keine Stati, Statuen oder Statuten, auch wenn das alles gefallen würde). Zusammenfassend kann man sagen: Zustände sind das…

Man tut gut daran, den Bearbeitungsstand von Dokumenten zu kennzeichnen. Der Leser kann damit einschätzen, ob er eine blutige Baustelle oder ein feingeschliffenes Edelsteinchen in den Händen hält, ob es angebracht ist, Anmerkungen zu machen oder ob er das mühevoll abgestimmte Dokument lieber unangetastet lässt. Durch die Weitergabe von Dokumenten sowie zeitlichen Abstand werden die Bearbeitungszustände für eine Einschätzung immer wichtiger.

Im Artikel zum Freigabestatus von Präsentationen wurden drei Bearbeitungs- und Freigabestatus

• Erarbeitet
• Geprüft
• Freigegeben

vorgeschlagen. Für die Bearbeitung einer Präsentation ist das sicherlich ein pragmatischer Ansatz. Für Dokumente gibt es weiterreichende Konzepte, wie ein Beispiel aus einem Vorstandsprojekt (gemeinsam mit einem französischen IT-Outsourcer) eines großen deutschen Logistik-Konzerns zeigt:

• Entwurf
• In Bearbeitung
• Vorgelegt
• Abgestimmt
• Abgenommen

Leider wurden die Bedeutungen der einzelnen Stufen nicht deutlich erläutert. Grundsätzlich sollte man von einem Status erwarten, dass er eindeutig einen Zustand kennzeichnet, der nicht nur wenige Augenblicke dauert.

Die Abgrenzung zwischen „Entwurf“ und „In Bearbeitung“ fällt mir schwer. „Vorgelegt“ wäre gleichbedeutend mit „In Abstimmung“ (wo das Dokument grundsätzlich fertiggestellt und in der Feedbackrunde mit den Stakeholdern ist). „Abgestimmt“ ist das Ergebnis, wenn alle Stakeholder „Okay“ gesagt haben, „Abgenommen“ wäre der Zustand, wenn die Projektleitung bzw. der Kunde das Dokument akzeptiert hat. Es fehlt ein Zustand für die interne oder externe Qualitätssicherung, außerdem scheint die Auswahl der Status auf ein komplexes internes (Abstimmung) und dann externes Verhältnis (Abnahme mit dem Kunden, z.B. im Rahmen eines Werkvertrags) hinzudeuten.

*) PS: Erstens erinnert mich diese Szene in der Tat sehr an meinen Lateinunterricht, vor allem das mit dem Ohr und dem Schwert und dem Körperteile-Abschneiden… Zweitens ist mir gerade zum ersten Mal folgende sprachliche Glanztat im Clip aufgefallen: Erst lässt der Zenturio “Romanus” deklinieren, dann spricht er aber nur noch von “anus”, lat. für “Hintern”.

Sub FormatiereAlsUeberschrift1()
Selection.Paragraphs(1).Style = ActiveDocument.Styles(“Überschrift 1″)
End Sub

Das funktioniert aber nur in einem deutschen Word. Die bessere Variante ist, per Enumeration auf die eingebaute Überschriftenvorlage 1 (sprachunabhängig!) zuzugreifen (Word 2000 bis 2007):

Sub FormatiereAlsUeberschrift1()
Selection.Paragraphs(1).Style = wdStyleHeading1
End Sub

Damit ist es möglich, dem Bearbeiter die typische, komplexe Aufgabe, einem Dokument ein Deckblatt hinzuzufügen, deutlich zu vereinfachen. Es ist natürlich auch möglich, die Auswahl an Deckblättern anzupassen und eigene Deckblätter zu speichern.

Kommen wir zur Frage des Einsatzes im Unternehmensalltag: die angebotenen Designs sind natürlich im Hinblick auf ein Corporate Design völlig indiskutabel. Bleibt die Frage, in welchen Fällen man eine Word-Vorlage anbieten möchte, in die sich der Bearbeiter ein Deckblatt selbständig hinzufügen darf. Ich habe noch keine Situation erlebt, in der eine Unternehmensvorlage angeboten wurde, die mit und ohne Deckblatt gültig wäre. Aus diesem Grund ist die Deckblatt-Funktion sicher nur von geringem Wert.

Wenn ich mal nicht in vorgefertigten Schubladen („Vorlage gibt es nur mit oder ohne Deckblatt“) denke, dann gibt es vielleicht einen interessanten Ansatz: Häufig fangen die Bearbeiter im leeren Word in Times (bis 2003) oder Calibri (ab 2007) zu schreiben an und entwickeln erst nach ein paar Seiten das Verständnis, welche Art von Dokument sie eigentlich fabrizieren. Das kann man jetzt als planloses Drauflosschreiben geißeln oder als kreativen Freiraum loben, in jedem Fall gibt es dieses Phänomen. Deckblätter (und „Schnellbausteine“ ebenfalls im Tab „Einfügen“) könnten der Einstieg sein in eine universelle Vorlage, in der der Bearbeiter losschreiben darf und die er danach mit den benötigten Elementen befüllt – es handelt sich um ein größeres Dokument mit einem Deckblatt, dann fügen wir noch die Versionshistorie usw. und ein Inhaltsverzeichnis hinzu, das Tabellen- und Abbildungsverzeichnis sparen wir uns, weil wir keine Tabellen und Abbildungen haben, und fertig ist das Grundgerüst eines Dokuments… Damit wäre zumindest das Customizing elegant erledigt. Und wenn der Bearbeiter nach zwei Seiten feststellt, dass er eigentlich einen Brief schreibt, dann kommt eben der Briefkopf als Deckblatt ins Dokument…

Vorteil ist also die Unterstützung einer sonst schwer greifbaren Arbeitsweise der Nutzer und die Möglichkeit zum Customizing einer Handbuch- oder Dokumentationsvorlage.

Die Nachteile sind aber gravierend: der Benutzer wird nicht geleitet, das Template ist viel schwieriger selbsterklärend zu gestalten, das funktioniert nur in Word, wenn man ein universelles Template für viele Dokumentformen verwenden will bekommt man zwangsläufig ausufernde Regularien für Seitenränder, Kopf- und Fußzeilen und vor allem Formatvorlagen, die unverständlich und schwer benutzbar werden.