DocTemplate

Beim Erstellen von Dokumentvorlagen begegnet man dem Problem, dass man Dokumentvorlagen, Autotexte, angepasste Symbolleisten und entsprechende Makros in genau der Vorlage haben will, die man gerade erstellt. Dafür gibt es in Word 2000 bis 2003 einen Dialog, der etwas verschlungen zu erreichen ist: Menü “Extras”, “Vorlagen und Add-Ins…”, dann den Button “Organisieren” (links unten) klicken, und man erhält diesen Dialog:

Das ist der Dialog, in dem man alle Formatvorlagen, Autotext-Einträge, selbstdefinieren Symbolleisten und Makros “organisieren” kann, d.h. zwischen den geöffneten Dokumenten, den Dokumentvorlagen, auf denen sie basieren, und der Normal.dot hin- und herkopieren, löschen und umbenennen kann. Kopieren und löschen ist “verschieben”.

Unter Word 2007 ist der Weg natürlich wieder anders:

Zunächst muss man im Ribbon “Start” in der Sektion “Formatvorlagen” das Fenster “Formatvorlagen” einblenden…

Dann im Fenster “Formatvorlagen” das Icon “Formatvorlagen verwalten” erkennen und klicken. Im folgenden Dialog heißt “Organisieren” jetzt “Importieren / Exportieren …”. Dann bekommen wir den bekannten Dialog (naja, fast):

Hier gibt es jetzt nur noch die Formatvorlagen und Makros. Die Zuweisung von Symbolleisten zu Templates erledigt man dort, wo man die Symbolleisten anlegt (was auch sicher sinnvoll ist…), nämlich in den Word-Optionen. Die Autotexte sind in die “BuildingBlocks.dotx” umgezogen.

Richtig mächtig wird dieses Feature im Kontext, den ich im Artikel Back-Button-Blues beschrieben habe: Wenn wir der Vorlage eine Anleitung mitgeben, können wir darin eine Anleitung geben, wie der Nutzer die Formatvorlagen, die er versehentlich zerstört hat, mit der Reorganisation wiederherstellen kann. Die “heilen” Formatvorlagen können in der Anleitung selbst stecken oder in einem “Lifesaver”-Dokument, das man öffnet und als Ersatzteillager verwendet.

Man kann den Wunsch haben, die wichtigsten Formatvorlagen einer Dokumentvorlage in Form von Symbolen in einer Symbolleiste abzulegen, damit sie gut sichtbar und einfach verwendbar sind. Der naheliegende Code für das entsprechende Makro lautet:

Sub FormatiereAlsUeberschrift1()
Selection.Paragraphs(1).Style = ActiveDocument.Styles(“Überschrift 1″)
End Sub

Das funktioniert aber nur in einem deutschen Word. Die bessere Variante ist, per Enumeration auf die eingebaute Überschriftenvorlage 1 (sprachunabhängig!) zuzugreifen (Word 2000 bis 2007):

Sub FormatiereAlsUeberschrift1()
Selection.Paragraphs(1).Style = wdStyleHeading1
End Sub

Auf den ersten Blick bringt Word 2007 ein cooles neues Feature mit, die Deckblätter. Im Tab „Einfügen“ gibt es eine Sammlung von Deckblättern, die man in sein Dokument einfügen kann:

Damit ist es möglich, dem Bearbeiter die typische, komplexe Aufgabe, einem Dokument ein Deckblatt hinzuzufügen, deutlich zu vereinfachen. Es ist natürlich auch möglich, die Auswahl an Deckblättern anzupassen und eigene Deckblätter zu speichern.

Weiterlesen…

Beispielinhalte sind wichtig (ich werde eines Tages noch genauer darüber schreiben). Sie bringen aber ein großes Risiko mit sich – den Verlust der Integrität: Alles, was als Dummy-Daten bereits vorausgefüllt ist in einem Template kann vergessen werden und stehen bleiben (und WIRD stehen bleiben). Wenn es um reine Platzhalter (“Hier steht ein Text”) geht, kann man sich mit den Tricks der Typographen behelfen, die einfach ein “Lorem ipsum” (dazu gibt es ganze Websites!) einsetzen.

Weiterlesen…

Wieso ist es so aufwändig in einem Dokument eine einzelne Seite mal im Quer- statt im Hochformat zu formatieren? Insbesondere Dinge wie die Kopf- und Fußzeile geraten dabei ständig aus den Fugen. Hinzu kommt oft das Fehlen von CI-Seitenrandvorgaben bei querformatigen Seiten.

Ich fordere daher einen einfachen Button in einem Template, der den Wechsel von Hoch- auf Querformat für mich durchführt. Ich konzentriere mich auf meinen Inhalt und das Template macht den Rest schon richtig! Toll!

Es ist schon ein Kreuz, wenn man in einem Dokument immer wiederkehrende Inhalte im Text homogen halten soll. Wie oft habe ich schon vergessen, in Vorlagen einen Platzhalter zu füllen und dies erst nach dem Druck bemerkt? Oder nach dem alle Platzhalter ersetzt wurden, habe ich punktuell den Inhalt nochmal verändert.

Es gibt sicher tausend Wege das Dokument dadurch zu versauen und sich beim Leser so richtig zu blamieren.

Weiterlesen…