Auf den ersten Blick bringt Word 2007 ein cooles neues Feature mit, die Deckblätter. Im Tab „Einfügen“ gibt es eine Sammlung von Deckblättern, die man in sein Dokument einfügen kann:

Word 2007 Deckblätter

Damit ist es möglich, dem Bearbeiter die typische, komplexe Aufgabe, einem Dokument ein Deckblatt hinzuzufügen, deutlich zu vereinfachen. Es ist natürlich auch möglich, die Auswahl an Deckblättern anzupassen und eigene Deckblätter zu speichern.

Kommen wir zur Frage des Einsatzes im Unternehmensalltag: die angebotenen Designs sind natürlich im Hinblick auf ein Corporate Design völlig indiskutabel. Bleibt die Frage, in welchen Fällen man eine Word-Vorlage anbieten möchte, in die sich der Bearbeiter ein Deckblatt selbständig hinzufügen darf. Ich habe noch keine Situation erlebt, in der eine Unternehmensvorlage angeboten wurde, die mit und ohne Deckblatt gültig wäre. Aus diesem Grund ist die Deckblatt-Funktion sicher nur von geringem Wert.

Wenn ich mal nicht in vorgefertigten Schubladen („Vorlage gibt es nur mit oder ohne Deckblatt“) denke, dann gibt es vielleicht einen interessanten Ansatz: Häufig fangen die Bearbeiter im leeren Word in Times (bis 2003) oder Calibri (ab 2007) zu schreiben an und entwickeln erst nach ein paar Seiten das Verständnis, welche Art von Dokument sie eigentlich fabrizieren. Das kann man jetzt als planloses Drauflosschreiben geißeln oder als kreativen Freiraum loben, in jedem Fall gibt es dieses Phänomen. Deckblätter (und „Schnellbausteine“ ebenfalls im Tab „Einfügen“) könnten der Einstieg sein in eine universelle Vorlage, in der der Bearbeiter losschreiben darf und die er danach mit den benötigten Elementen befüllt – es handelt sich um ein größeres Dokument mit einem Deckblatt, dann fügen wir noch die Versionshistorie usw. und ein Inhaltsverzeichnis hinzu, das Tabellen- und Abbildungsverzeichnis sparen wir uns, weil wir keine Tabellen und Abbildungen haben, und fertig ist das Grundgerüst eines Dokuments… Damit wäre zumindest das Customizing elegant erledigt. Und wenn der Bearbeiter nach zwei Seiten feststellt, dass er eigentlich einen Brief schreibt, dann kommt eben der Briefkopf als Deckblatt ins Dokument…

Vorteil ist also die Unterstützung einer sonst schwer greifbaren Arbeitsweise der Nutzer und die Möglichkeit zum Customizing einer Handbuch- oder Dokumentationsvorlage.

Die Nachteile sind aber gravierend: der Benutzer wird nicht geleitet, das Template ist viel schwieriger selbsterklärend zu gestalten, das funktioniert nur in Word, wenn man ein universelles Template für viele Dokumentformen verwenden will bekommt man zwangsläufig ausufernde Regularien für Seitenränder, Kopf- und Fußzeilen und vor allem Formatvorlagen, die unverständlich und schwer benutzbar werden.