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Es ist schon ein Kreuz, wenn man in einem Dokument immer wiederkehrende Inhalte im Text homogen halten soll. Wie oft habe ich schon vergessen, in Vorlagen einen Platzhalter zu füllen und dies erst nach dem Druck bemerkt? Oder nach dem alle Platzhalter ersetzt wurden, habe ich punktuell den Inhalt nochmal verändert.
Es gibt sicher tausend Wege das Dokument dadurch zu versauen und sich beim Leser so richtig zu blamieren.
Abhilfe
Ich pflege kurzen Inhalt (z.B. Kundennamen, Auftragsnummern o.ä) der wiederkehrend ist in den Dateieigenschaften und verweise im Text mittels Feldfunktion darauf.
- Dateieigenschaften als Wertespeicher für Word Dokumente
Bsp.: In den Dateieigenschaften kann man freie Namen mit Werten belegen.
Die Eigenschaft mit dem Namen “NeuerWert” vom Typ Text wird mit dem Feldinhalt “Nur ein Text der Wiederholt wird” belegt. Nachdem die Dokumenteigenschaft angelegt wurde, kann mittels einer Feldfunktion (Einfügen-Feld) auf den Inhalt verwiesen werden.
Im Dokument wird dieses Feld an der aktuellen Cursorposition eingefügt. Mit SHIFT-F9 können Sie sich die Feldfunktion anzeigen lassen und auch wieder zur Ergebnisansicht wechseln. Mit F9 wird das Feld aktualisiert und der Inhalt aus den Dateieigenschaften erneut gelesen.
Diese Feldfunktion kann innerhalb einer Dokumentvorlage mehrfach verwendet und somit jeweils auf den passenden Inhalt verwiesen werden.
Nachdem der Wert in den Dateieigenschaften für ein neu erzeugtes Dokument eingetragen wurde kann mit STRG-A das gesamte Dokument markiert und mit F9 alle Feldfunktionen aktualisiert werden.
Eine andere Möglichkeit der Feldaktualisierung vor dem Drucken geht über Extras-Optionen-Drucken:
Feldfunktionen aktualisieren sich grundsätzlich beim Öffnen eines bereits abgespeicherten Dokumentes.
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